Extrait Kbis
L'extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce qui constitue la pièce d'identité légale d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il atteste de l'existence juridique d'une société commerciale et rassemble l'ensemble des mentions légales la concernant. Depuis la réforme du 1er janvier 2023, sa délivrance s'inscrit dans le cadre du Guichet unique des formalités d'entreprises, qui centralise les démarches administratives des entreprises françaises, et l'extrait numérique est désormais accessible gratuitement.
Définition et nature juridique
L'extrait Kbis tire son nom du formulaire Cerfa K — et plus précisément de la variante « Kbis » — utilisé historiquement dans le cadre des formalités auprès du registre du commerce. Il constitue la preuve officielle qu'une entité est bien immatriculée au RCS et qu'elle dispose de la personnalité morale au regard du droit commercial français, codifié aux articles L. 123-1 et suivants du Code de commerce.
Seules les personnes morales à caractère commercial inscrites au RCS peuvent obtenir un extrait Kbis : il s'agit des sociétés à responsabilité limitée (SARL, EURL), des sociétés par actions simplifiées (SAS, SASU), des sociétés anonymes (SA), des sociétés en nom collectif (SNC) et d'autres formes sociétaires régies par le Droit des sociétés. Les entrepreneurs individuels au sens strict disposent, depuis 2023, d'un extrait RNE délivré par le Registre national des entreprises, qui remplace pour eux le Kbis historique.
Les auto-entrepreneurs et les micro-entreprises ne reçoivent pas d'extrait Kbis à proprement parler : leur immatriculation génère un extrait RNE ou un document d'inscription à l'URSSAF selon la nature de leur activité.
Contenu de l'extrait Kbis
L'extrait Kbis rassemble toutes les mentions obligatoires portées au RCS au moment de sa délivrance.
Identification de la société
- La dénomination sociale et, le cas échéant, le nom commercial ou l'enseigne.
- La forme juridique (SAS, SARL, SA, SNC, etc.).
- L'adresse du Siège social, c'est-à-dire le domicile légal de la société.
- Le montant du Capital social, exprimé en euros.
- La date d'immatriculation au RCS et le tribunal de commerce compétent.
- Le numéro SIREN à 9 chiffres et, lorsqu'il est disponible, le numéro SIRET à 14 chiffres de l'établissement principal.
- Le code APE (Activité Principale Exercée), attribué par l'INSEE selon la nomenclature NAF, qui identifie la branche d'activité.
- La description de l'objet social, c'est-à-dire l'activité pour laquelle la société a été constituée.
Dirigeants et représentants légaux
- Le nom, prénom, date et lieu de naissance, ainsi que l'adresse personnelle du ou des gérants, président(s), directeur(s) général ou autre(s) représentant(s) légaux.
- Les mandataires sociaux : administrateurs, membres du directoire, membres du conseil de surveillance, selon la forme juridique.
- Pour les sociétés soumises au contrôle légal des comptes, le nom du Commissaire aux comptes titulaire et suppléant avec la date de fin de mandat.
Établissements et mentions modificatives
- Les établissements secondaires immatriculés en France, avec leur adresse et leur numéro SIRET.
- Les inscriptions modificatives postérieures à la constitution : augmentation de capital, changement de dirigeant, transfert de siège, modification de l'objet social.
- Les éventuelles procédures en cours : Redressement judiciaire, liquidation judiciaire, sauvegarde, dissolution.
- L'existence d'un Titre exécutoire ou d'une opposition enregistrée par un créancier.
- Les éventuels nantissements de fonds de commerce inscrits au greffe.
Modalités d'obtention
Avant 2023 : les greffes et la plateforme Infogreffe
Jusqu'au 31 décembre 2022, l'extrait Kbis ne pouvait être demandé qu'auprès du Greffe du tribunal de commerce compétent pour le ressort dans lequel la société avait son siège, ou via la plateforme Infogreffe (portail numérique des greffes de tribunaux de commerce). Le tarif fixé par arrêté ministériel s'élevait à 3,37 € par extrait en 2022 pour les commandes en ligne.
Depuis 2023 : le guichet unique et la gratuité numérique
La loi PACTE du 22 mai 2019 (loi n° 2019-486), puis le décret d'application n° 2021-300 du 18 mars 2021, ont instauré le Guichet unique des formalités d'entreprises, opérationnel depuis le 1er janvier 2023. Ce portail, géré par l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), remplace les centres de formalités des entreprises pour la centralisation des démarches d'immatriculation, de modification et de cessation d'activité.
Depuis cette réforme, les extraits Kbis au format numérique sont délivrés gratuitement via la plateforme Infogreffe et via le portail data.inpi.fr. Les extraits papier délivrés au guichet du greffe restent payants à hauteur de 2,69 € en 2024, selon le tarif fixé par arrêté du ministre de la Justice.
Caractère public du document
L'extrait Kbis est un document public : toute personne physique ou morale peut en obtenir un pour n'importe quelle société immatriculée au RCS, sans justifier d'un intérêt particulier. Ce principe de publicité est un pilier du droit commercial français, codifié à l'article L. 123-10 du Code de commerce.
Durée de validité
Aucune disposition législative ou réglementaire ne fixe de durée de validité stricte à l'extrait Kbis. La pratique commerciale et administrative impose néanmoins de fournir un extrait datant de moins de 3 mois afin de garantir que les informations reflètent la situation juridique actuelle de la société.
Certains organismes, notamment les établissements bancaires, les acheteurs publics dans le cadre de marchés publics, ou les plateformes de référencement fournisseurs, peuvent exiger un extrait encore plus récent (moins de 1 mois). Cette exigence est fréquemment reprise dans les cahiers des charges et dans les formulaires DC1/DC2 utilisés pour les actes de commerce avec la commande publique.
Usages courants
Ouverture d'un compte bancaire professionnel
Tout établissement de crédit demande systématiquement un extrait Kbis lors de l'ouverture d'un compte bancaire au nom d'une société. Ce document lui permet de vérifier l'existence légale de l'entité et d'identifier ses représentants légaux, conformément aux obligations de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT) définies par la directive européenne 2015/849 (5e directive anti-blanchiment).
Signature de contrats et relations commerciales
Dans la négociation et la signature de contrats commerciaux, les partenaires demandent régulièrement un extrait Kbis pour s'assurer de la capacité juridique de leur cocontractant. Un Juriste d'entreprise veille à vérifier la concordance entre les mentions portées au Kbis et les pouvoirs de signature du représentant légal effectivement présent lors de l'acte. L'absence de vérification expose au risque de contracter avec un représentant sans pouvoir au regard du droit des affaires.
Réponse aux appels d'offres publics
Les entreprises soumissionnant à des marchés publics doivent fournir un extrait Kbis dans leur dossier de candidature, en application du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 relatif aux marchés publics. Ce document atteste de leur régularité administrative et de leur existence légale au moment du dépôt de l'offre.
Opérations de cessions et de fusions-acquisitions
Dans le cadre d'opérations de cessions de fonds de commerce, de parts sociales ou d'actions, ou de fusions-acquisitions, les auditeurs juridiques en charge de la due diligence examinent systématiquement les extraits Kbis des entités concernées pour s'assurer de l'exactitude des mentions légales. Un Expert-comptable ou un Commissaire aux comptes s'y réfère également lors de l'établissement du Bilan comptable d'acquisition ou de la vérification de l'apport en nature.
Procédures judiciaires et recouvrement
Dans le cadre de contentieux relevant du Droit des affaires ou de procédures collectives, l'extrait Kbis sert de pièce justificative établissant la qualité des parties. Un Constat d'huissier peut être accompagné d'un Kbis pour identifier formellement la personne morale concernée dans un acte d'acte authentique ou de signification d'un Titre exécutoire.
Souscription d'assurances professionnelles
Lors de la souscription d'une responsabilité civile professionnelle ou de tout autre contrat d'assurance au nom d'une personne morale, l'assureur exige un extrait Kbis pour vérifier la forme juridique, l'objet social et la qualité du souscripteur.
Documents comparables
| Document | Entité concernée | Organisme délivrant | Coût (2024) |
|---|---|---|---|
| Extrait Kbis | Sociétés commerciales (SARL, SAS, SA…) | Greffe du tribunal de commerce / Infogreffe | Gratuit (numérique) / 2,69 € (papier) |
| Extrait D1 | Artisans immatriculés au Répertoire des Métiers | Chambre de métiers et de l'artisanat | Gratuit (numérique) |
| Extrait RNE | Entrepreneurs individuels, professions libérales | INPI (Registre national des entreprises) | Gratuit |
| Avis de situation INSEE | Toute entité disposant d'un numéro SIREN | INSEE | Gratuit |
Depuis la réforme de 2023, le Registre national des entreprises (RNE) constitue le registre de référence unique qui englobe le RCS, le Répertoire des Métiers (RM) et plusieurs registres sectoriels. L'extrait Kbis reste le document de référence pour les sociétés commerciales dans les usages contractuels, bancaires et judiciaires, en raison de son ancienneté et de sa reconnaissance généralisée par les acteurs économiques.
Les sociétés d'exercice libéral (SEL), bien que relevant d'une réglementation professionnelle spécifique, sont immatriculées au RCS et disposent donc d'un extrait Kbis comme toute société commerciale.
Kbis et protection des données personnelles
Les informations figurant dans un extrait Kbis sont, pour la plupart, publiques par nature en vertu du principe de publicité du Registre du commerce et des sociétés. Toutefois, les données personnelles des dirigeants — adresse personnelle, date et lieu de naissance — peuvent faire l'objet d'une demande de non-diffusion auprès du greffe, conformément au règlement général sur la protection des données (RGPD, règlement UE 2016/679) et aux exigences de conformité RGPD.
Depuis le décret n° 2021-1659 du 16 décembre 2021, les dirigeants d'entreprises peuvent solliciter l'occultation de leur adresse personnelle sur les extraits publics en déposant une demande motivée au greffe compétent. Cette mesure est particulièrement sollicitée lorsque le Siège social de la société est domicilié à l'adresse personnelle du dirigeant.
Par ailleurs, les travailleurs indépendants dont l'adresse personnelle figure au RCS ont pu bénéficier d'une occultation rétroactive à partir de 2022 en application de la même procédure.
Évolutions réglementaires
- 1978 : Uniformisation de la délivrance d'extraits Kbis dans tous les tribunaux de commerce français dans le cadre de la modernisation du registre.
- 2004 : Loi n° 2004-130 du 11 février 2004 réformant le statut de certaines professions judiciaires et réglementées ; modernisation des greffes de tribunaux de commerce.
- 2015 : Lancement de la plateforme numérique Infogreffe permettant la commande d'extraits Kbis en ligne avec paiement sécurisé par carte bancaire.
- 2019 : Loi PACTE (n° 2019-486 du 22 mai 2019) prévoyant la création du Guichet unique des formalités d'entreprises et du Registre national des entreprises, ainsi que la simplification des formalités de création d'entreprise.
- Décembre 2021 : Décret n° 2021-1659 instaurant la possibilité d'occultation des données personnelles des dirigeants sur les extraits publics.
- 1er janvier 2023 : Suppression des centres de formalités des entreprises et entrée en vigueur du guichet unique INPI. L'extrait Kbis numérique devient gratuit pour toute société immatriculée au RCS.
- 2023 : Montée en puissance d'Infogreffe comme plateforme complémentaire de délivrance gratuite d'extraits numériques certifiés pour les sociétés commerciales.