Accord de prise en charge

L'accord de prise en charge est la décision formelle par laquelle un organisme financeur — OPCO, France Travail, Transition Pro, Conseil régional ou employeur — s'engage à couvrir tout ou partie des frais pédagogiques d'une action de formation professionnelle déterminée. Ce document conditionne le démarrage légal de la formation et matérialise l'engagement financier envers l'organisme de formation retenu. Il s'inscrit dans le cadre défini par la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel, qui a profondément restructuré le financement de la formation professionnelle en France, en confiant notamment aux opérateurs de compétences la gestion des fonds mutualisés des branches professionnelles.

Définition et cadre juridique

L'accord de prise en charge (également désigné « accord de financement » ou « attestation de prise en charge ») est un acte administratif ou contractuel par lequel un financeur reconnaît sa responsabilité pour le règlement des coûts pédagogiques d'une action de formation déterminée. Il précise :

l'identité du bénéficiaire (salarié, demandeur d'emploi, apprenti, travailleur indépendant) ;
la désignation de l'organisme de formation et l'intitulé de la formation retenue ;
les dates de début et de fin de la formation ainsi que le volume horaire total ;
le montant pris en charge, exprimé en euros toutes taxes comprises ;
les éventuels plafonds ou conditions de modulation selon le dispositif.

Le Code du travail (articles L. 6313-1 et suivants, L. 6332-14 et suivants) conditionne le versement des fonds de formation professionnelle à la présentation de pièces justificatives valides, parmi lesquelles figure l'accord de prise en charge. La réglementation interdit, en principe, le démarrage d'une formation financée sans accord préalable. Font exception les formations financées via le Compte personnel de formation, dont l'accord est automatisé sur la plateforme Mon Compte Formation dès la confirmation de l'inscription par le titulaire.

Base réglementaire

Les principaux textes encadrant l'accord de prise en charge sont :

loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 (loi « Avenir professionnel ») ;
décret n° 2019-564 du 6 juin 2019 relatif aux niveaux de prise en charge des contrats d'apprentissage ;
articles L. 6332-1 à L. 6332-14 et R. 6332-1 et suivants du Code du travail ;
accord national interprofessionnel (ANI) du 20 novembre 2017 relatif à la formation professionnelle.

Organismes financeurs et modalités de prise en charge

Opérateurs de compétences (OPCO)

Les onze opérateurs de compétences couvrent l'ensemble des branches professionnelles du secteur privé depuis leur création par la loi de 2018, en remplacement des OPCA. Ils instruisent les demandes de prise en charge pour :

les actions inscrites au Plan de développement des compétences de l'employeur ;
les contrats d'apprentissage, selon le niveau de prise en charge (NPEC) fixé par la branche ou, à défaut, par décret — les NPEC s'échelonnent entre 4,80 € et 32 € par heure selon les certifications en 2023 ;
les contrats de professionnalisation ;
les abondements employeurs complétant un Compte personnel de formation.

Le délai de traitement d'un dossier par un OPCO varie de 5 à 30 jours ouvrés selon les opérateurs et les dispositifs. Les entreprises de moins de 50 salariés bénéficient d'un accès prioritaire aux fonds mutualisés pour le financement du Plan de développement des compétences.

France Travail

France Travail (anciennement Pôle emploi, renommé le 1er janvier 2024) accorde des prises en charge via l'Aide individuelle à la formation (AIF) et la Rémunération de formation France Travail (RFFT). L'AIF est plafonnée selon un taux horaire variable par région et par public, généralement compris entre 5 € et 10 € par heure pédagogique. La décision est prise par le conseiller France Travail référent, sur la base d'un devis de formation et d'un projet professionnel validé dans le cadre du parcours d'accompagnement. L'Aide à la formation France Travail peut être cumulée avec d'autres sources de financement afin de couvrir le coût total de la formation.

Transition Pro

Transition Pro (anciennement FONGECIF) instruit les demandes de prise en charge dans le cadre du Projet de transition professionnelle (PTP), dispositif qui remplace depuis le 1er janvier 2019 le Congé individuel de formation (CIF). Le PTP permet à un salarié de suivre une formation certifiante à titre individuel, avec maintien total ou partiel de la rémunération. La durée maximale prise en charge est de 24 mois pour une formation à temps plein et de 36 mois à temps partiel. En 2022, Transition Pro a financé environ 30 000 projets de transition professionnelle à l'échelle nationale.

Conseils régionaux

Les conseils régionaux financent des formations pour les demandeurs d'emploi et les salariés peu qualifiés via les aides régionales à la formation. Les dispositifs et plafonds varient selon les régions : en 2023, les régions ont consacré collectivement environ 1,7 milliard d'euros aux politiques régionales de formation professionnelle.

Constitution du dossier

Un accord de prise en charge suppose la constitution préalable d'un dossier comportant généralement :

un devis de formation détaillé, daté et signé par l'organisme de formation certifié Qualiopi ;
la convention de formation signée entre le bénéficiaire (ou l'employeur) et l'organisme de formation ;
le programme de formation détaillé : objectifs pédagogiques, contenu, modalités pédagogiques, durée totale en heures ;
la justification du projet professionnel (lien avec l'emploi visé, obligation légale de formation, projet de reconversion professionnelle) ;
les informations relatives au bénéficiaire : contrat de travail, numéro de sécurité sociale, niveau de qualification, ancienneté dans l'entreprise.

Pour les contrats d'apprentissage, s'ajoutent un exemplaire du contrat enregistré par l'OPCO, les informations sur le maître d'apprentissage et le centre de formation d'apprentis (CFA) accueillant l'apprenti.

Pièces justificatives selon le dispositif
Dispositif	Devis	Convention	Contrat de travail	Informations CFA/maître
Plan de développement des compétences	Oui	Oui	Non obligatoire	Non
Contrat d'apprentissage	Non	Oui	Contrat d'apprentissage	Oui
Contrat de professionnalisation	Non	Oui	Contrat de pro.	Non
Projet de transition professionnelle	Oui	Oui	Oui	Non
Aide individuelle à la formation	Oui	Oui	Non (demandeur d'emploi)	Non

Procédure d'instruction

Dépôt de la demande

La demande de prise en charge doit impérativement être déposée avant le début de la formation. Une formation commencée sans accord préalable ne peut, en principe, faire l'objet d'une prise en charge rétroactive. Les OPCO disposent de portails numériques dédiés (« Mon espace OPCO » ou plateformes propres à chaque opérateur) pour la soumission et le suivi des dossiers. France Travail et Transition Pro ont également dématérialisé leurs processus d'instruction via leurs espaces en ligne respectifs.

Instruction et décision

L'organisme financeur vérifie :

la recevabilité administrative du dossier : documents complets, dépôt dans les délais légaux ou conventionnels ;
la conformité de l'organisme de formation : la certification Qualiopi est obligatoire depuis le 1er janvier 2022 pour tout financement public ou mutualisé ;
l'éligibilité de la formation au regard du dispositif sollicité et le respect des critères réglementaires (formation inscrite au RNCP ou reconnue par une branche pour certains dispositifs) ;
la disponibilité budgétaire des fonds mutualisés de la branche ou du dispositif.

En cas d'accord, une notification de prise en charge est transmise à l'organisme de formation et au bénéficiaire, précisant le montant accordé et les conditions de versement. En cas de refus, la décision doit être motivée et peut faire l'objet d'un recours auprès du financeur, puis, le cas échéant, d'un recours contentieux.

Modulation et prise en charge partielle

L'accord de prise en charge peut être partiel : le financeur couvre les frais pédagogiques jusqu'à un plafond fixé par la réglementation ou par ses propres règles internes, le solde restant à la charge de l'employeur ou du bénéficiaire. Pour les contrats d'apprentissage, le niveau de prise en charge (NPEC) est défini par la branche professionnelle ; lorsque le coût réel de la formation dépasse le NPEC applicable, l'employeur est tenu de financer l'écart directement auprès du CFA.

Obligations des parties après l'accord

Une fois l'accord obtenu, les obligations des parties se répartissent comme suit :

L'organisme de formation doit respecter le programme, les dates et le volume horaire convenus. Toute modification substantielle — changement de formateur titulaire d'une qualification spécifique, réduction du volume horaire supérieure à 10 % — impose une information préalable du financeur et peut entraîner une révision ou un retrait de la prise en charge.
L'employeur (ou le bénéficiaire individuel) doit assurer la présence effective du stagiaire ou de l'apprenant et conserver les feuilles d'émargement signées séance par séance.
Le financeur s'engage à régler les factures dans les délais prévus par la convention de formation, généralement en une à trois échéances indexées sur l'avancement de la formation.

L'organisme de formation transmet les factures accompagnées des attestations de réalisation. Un contrôle de service fait peut être diligenté par le financeur à tout moment pour vérifier la réalité de l'action de formation.

Articulation avec les autres dispositifs

L'accord de prise en charge s'inscrit dans un écosystème de dispositifs complémentaires de la formation professionnelle :

Compte personnel de formation : la prise en charge est automatisée via Mon Compte Formation ; l'accord résulte de la sélection et de la confirmation par le titulaire du CPF, sans instruction manuelle par un financeur tiers.
Validation des acquis de l'expérience (VAE) et Accompagnement VAE : la prise en charge porte sur les frais d'accompagnement et les frais de jury, instruits par les OPCO ou Transition Pro selon le statut du bénéficiaire.
Projet de transition professionnelle : l'accord de Transition Pro couvre les frais pédagogiques et, partiellement ou totalement, la rémunération du salarié pendant la durée de la formation.
Plan de développement des compétences : l'accord est émis par l'OPCO sur demande de l'employeur ; les entreprises de moins de 50 salariés bénéficient d'un accès prioritaire aux fonds mutualisés.
Reconversion professionnelle : le bénéficiaire peut mobiliser plusieurs sources de financement simultanément (CPF + AIF + abondement employeur), chaque financeur émettant alors son propre accord de prise en charge pour la quote-part qui lui incombe.

Contrôle et contentieux

Les OPCO, France Travail et Transition Pro exercent un droit de contrôle a posteriori sur les formations financées, fondé sur les articles L. 6362-1 et suivants du Code du travail. En cas d'irrégularités constatées — fausses attestations de présence, formations fictives, double facturation — le financeur peut exiger le remboursement des sommes versées, assorti d'intérêts de retard. Des sanctions administratives (retrait d'agrément) et pénales (articles L. 6354-1 et L. 6362-4 du Code du travail) s'appliquent aux organismes de formation reconnus frauduleux.

Les organismes de formation certifiés Qualiopi sont soumis à des audits de surveillance tous les 18 mois et à un audit de renouvellement tous les 3 ans. La perte de la certification Qualiopi entraîne la cessation immédiate de toute prise en charge publique ou mutualisée et l'impossibilité de conclure de nouvelles conventions de formation financées par des fonds publics.

Voir aussi